Bestanden versturen en problemen met versturenSoms is het lastig om bestanden te versturen. Het kan zijn dat het bestand te groot is en niet wil versturen. Soms krijgt de verkeerde ontvanger het bestand per ongeluk binnen. Er zijn bepaalde manieren, om je bestanden toch veilig en versleutelt te versturen. Een voorbeeld hiervan is Secudoc. Veilig bestanden versturen gaat via inlogcodes, zoals een wachtwoord. De bevoegde ontvanger kan de bestanden dan alleen openen. Ze komen op deze manier niet in handen van derden terecht. Grote bestanden kunnen het beste via een downloadlink verzonden worden. Je kunt ze ook als zipbestand versturen. Ze worden dan verkleind en “ingepakt”. Bovendien kun je ze van een wachtwoord voorzien. Verzend je grote bestanden via e-mail? Dan is de kans groot dat het mailtje niet aankomt. Elk e-mailprogramma heeft namelijk een maximaal formaat aan bijlagen. Video’s en foto’s via e-mail versturen, is dus lastig. E-mail is bovendien gevoelig voor datalekken. Een datalek is een groot drama binnen een organisatie. Volgens de AVG-wet moet elke organisatie de persoongegevens veilig verwerken. Doet de organisatie dat niet? Dan kan deze “waakhond” een fikse boete opleggen. Veilig bestanden versturen is dus iets om altijd bij stil te staan.
Met deze tips kan de organisatie zijn bestanden veilig houden1. Kies de juiste virusscanner Bepaalde virussen kunnen je computer flink beschadigen. Ook kunnen de bestanden worden door derden worden gekraakt. Een computervirus binnen een organisatie, kan op een groot drama uitlopen. Het zal direct de veiligheid van je documenten in gevaar brengen. Om dit te voorkomen, kies je voor een goede virusscanner. Bepaalde virussen zoals Malware, Ransomware, Spyware en Trojans kunnen dan tijdig tegen worden gegaan. Kijk vooral uit voor Ransomware. Dit virus werkt door middel van chantage en gijzeling. Cybercriminelen vragen je om losgeld. Als dit geld niet betaald wordt, zullen de criminelen je gegevens versleutelen. De organisatie kan de niet meer bij de documenten komen. 2. Versleutel je bestanden Kies ervoor om je bestanden met een wachtwoord op te slaan. Dit kan onder andere in een zipbestand zijn. Kies altijd voor complexe wachtwoorden. Raden wordt hierdoor moeilijker. Ook kunnen goed beveiligde bestanden minder snel het doelwit van hackers worden. 3. Pdf-documenten van wachtwoorden en watermerken voorzien Ook individuele documenten kunnen met een wachtwoord opgeslagen worden. Denk aan een pdf-document. Diverse programma’s kunnen een pdf-document van een wachtwoord voorzien. Je kunt een wachtwoord vragen als mensen het document willen printen, willen inzien of willen bewerken. Verder bieden tekstverwerkingsprogramma’s de mogelijkheid om je document van een watermerk te voorzien. Derden kunnen de gegevens dan niet, zonder toestemming, kopiëren en voor eigen gebruik hanteren. 4. Veilig bestanden versturen Veilig bestanden versturen gaat altijd via een beveiligde verbinding. Een fout is zo gemaakt. Als je even niet oplet, heb je de verkeerde ontvanger gekozen. Je wilt niet dat gevoelige gegevens bij wildvreemden terecht komen. Er zijn goede programma’s om bestanden via een versleutelde verbinding te versturen. De ontvanger kan het bestand alleen met een wachtwoord en via een downloadlink openen. |
